Archiefverhuizing

Het verhuizen van een archief brengt speciale uitdagingen met zich mee. Niet alleen is het een ingewikkeld systeem dat natuurlijk niet in de war mag worden gebracht, archieven bevatten vaak betrouwbare informatie. Het is dus ook essentieel dat deze informatie veilig en discreet wordt verhuisd. Als jij een archief hebt dat moet worden verhuisd, dan kun je dit natuurlijk door een gewone verhuizer laten doen. Soms is het echter beter om een verhuisspecialist in te huren met specifiek verstand van het verhuizen van archieven. Waarom, dat lees je hier.

Wat kan een verhuisspecialist voor je betekenen?

Een verhuisspecialist gaat vaak net iets verder om je archief correct te verhuizen dan een gewone verhuizer. Dat komt doordat ze zich hier op verschillende manieren in hebben gespecialiseerd. Ze weten exact wat er komt kijken bij het verhuizen van een archief, wat betekent dat jij je wensen en omstandigheden niet duidelijk hoeft te maken. Een archiefverhuizer kan daarom andere diensten bieden dan een gewone verhuizer.

• Structuur: het is erg belangrijk dat een archief structureel wordt verhuisd. Het is een systeem en dat systeem mag niet in de war worden gebracht. Archiefverhuizers hebben daarom speciale meterbakken waar exact één archieflade inpast. Op die manier kunnen ze je papieren structureel en in exact dezelfde volgorde verhuizen als dat het in je kast zat.
• Veiligheid: archiefverhuizers besteden ook meer tijd aan het waarborgen van de veiligheid van je archief. Ze weten dat dit gevoelige informatie kan bevatten dat niet kwijt mag raken of uit mag lekken. Daarom zal een medewerker terwijl jij toekijkt de meterbakken verzegelen en is de verhuiswagen uitgerust met een beveiligingssysteem.
• Scholing en ervaring: een archiefverhuizer gebruikt geschoold personeel die exact weten hoe ze het beste een archief kunnen verhuizen. Daarnaast is dit personeel ervaren en hebben ze al meerdere archieven verhuisd. Zo weet je dat je papieren in goede handen zijn en dat ze met discretie en zorg worden behandeld.
• Verzekering: een archiefverhuizer zal waarschijnlijk een speciale verzekering hebben afgesloten zodat jouw papieren altijd volledig gedekt zijn. Ben je hier niet zeker van, controleer het dan wel. Waterschade en brand kunnen je archief ruineren dus als het busje lekt of er gebeurt een ongeval kan je archief verloren zijn. Een verhuisbedrijf is hier als het goed is met een speciale verzekering voor ingedekt.

Andere diensten

Naast bovenstaande diensten onderscheiden archiefverhuizers zich ook op andere manieren van standaard verhuizers. Ze bieden namelijk een aantal extra diensten aan die jij kunt gebruiken om het verhuizen van je archief nog soepeler te laten verlopen.

• Vernietiging: de meeste archiefverhuizers bieden je de mogelijkheid een gedeelte van je archief te laten vernietigen. Dit kan dan met of zonder certificaat worden gedaan. Wil je je verhuizing gebruiken om je archief op te ruimen, dan is dit een goede optie.
• Opslag: daarnaast kun je via je archiefverhuizer vaak ook opslag regelen voor je archief, mocht je dit nodig hebben. Je papieren worden dan veilig opgeslagen in ruimtes met klimaatbeheersing totdat jij het weer nodig hebt.
• Een verhuiscoördinator: is jouw archiefverhuizing van dusdanige omvang dat hier een verhuiscoördinator aan te pas moet komen, dan zal het verhuisbedrijf deze aanwijzen. De coördinator zal de gehele verhuizing leiden en als contactpunt fungeren voor jou. Je kunt dan te allen tijde de status van je verhuizing opvragen en naar de coördinator gaan met vragen, klachten, suggesties en opmerkingen.

De kosten

Dit soort specialistische verhuizingen worden op maat voor je samengesteld. De archiefverhuizer zal bij je langskomen om je archief te bekijken en te beoordelen hoe deze het beste te verhuizen. Daarnaast zal hij of zij met je bespreken wat je veiligheidseisen zijn en aan welke andere punten in jouw situatie aandacht moet worden besteed. Omdat geen archief hetzelfde is, zijn archiefverhuizers terughoudend met het geven van hun prijzen. En dit is ook terecht. Om die reden kun je de kosten voor jouw archiefverhuizing alleen achterhalen als je direct contact opneemt met het verhuisbedrijf en een kennismakingsgesprek inplant.

Wel of geen specialist gebruiken?

Waarschijnlijk kan een gewone verhuizer je archief ook verhuizen, maar of jij dit wilt is een tweede. Deze verhuisbedrijven zijn erg goed in het verhuizen van inboedel, maar archieven daar hebben ze minder ervaring mee. De meterbakken die een archiefverhuizer gebruikt worden niet door alle verhuizers toegepast, je bakken kunnen niet altijd worden verzegeld en niet alle wagens zijn veilig. Daarnaast is het personeel van een gewone verhuizer niet geschoold in het verhuizen van archieven. Is je archief klein en bevat het geen gevoelige informatie, dan kun je in principe een verhuizer inschakelen of kun je de verhuizing zelf doen. Als jouw archief echter groot is en informatie bevat die door niemand anders gezien mag worden, dan is een archiefverhuizer misschien wel de beste optie.

Vergelijk offertes

Wil je exact weten wat jouw archiefverhuizing jou zou gaan kosten? Dan kun je via onze vergelijkingstool contact leggen met een aantal archiefverhuizers uit jouw omgeving en de bal aan het rollen brengen.