Checklist bedrijfsverhuizing

Een bedrijfsverhuizing is niet zomaar in één, twee, drie uit te voeren, in tegendeel. Veel mensen verkijken zich enigszins op alles wat gepaard met een bedrijfsverhuizing waardoor ze onder meer op de dag van verhuis vaak voor vervelende verrassingen komen te staan. Wil jij er voor zorgen dat jouw bedrijfsverhuizing zonder enig probleem zal verlopen? In dat geval is het een absolute aanrader om even de onderstaande checklist bedrijfsverhuizing door te nemen. Door rekening te houden met de inhoud van deze checklist zorg je er voor dat jouw bedrijf op zorgeloze wijze van haar oude naar haar nieuwe locatie kan verhuizen!

Het vinden van een geschikte, nieuwe bedrijfsruimte

Vooraleer je nog maar überhaupt kan denken aan verhuizen naar een nieuwe locatie spreekt het voor zich dat je eerst een nieuw bedrijfspand zal moeten vinden. Dat lijkt vaak eenvoudiger gezegd dan gedaan. Bij het zoeken naar een nieuwe, geschikte bedrijfsruimte moet er namelijk met een groot aantal verschillende factoren rekening worden gehouden. Welke dit precies zijn wordt duidelijk gemaakt door het eerste deel van deze checklist:

• Denk aan de grootte van de nieuwe bedrijfsruimte, hoeveel kantoren moeten er bijvoorbeeld in opgenomen kunnen worden en welke andere ruimtes wil je graag nog ter beschikking hebben?
• Hoeveel parkeerruimte dient er voor handen te zijn voor jouw en je medewerkers? Het is altijd interessant om op dit vlak nog wat marge te voorzien voor het moment waarop bijvoorbeeld potentiële partners of klanten langskomen.
• Welk budget kan je besteden aan de huur van de nieuwe bedrijfsruimte? Hou hierbij ook rekening met vaste kosten zoals water, gas en elektriciteit. Ook de kosten voor de eventuele gemeenschappelijke delen dienen mee in overweging te worden genomen.
• Hou uiteraard rekening met de voorwaarden van het nieuwe huurcontract. Besteed bijzondere aandacht aan de opzegtermijn die moet worden gerespecteerd en kijk goed naar de te betalen waarborg voor de nieuwe bedrijfsruimte.

Voorbereiding voor bedrijfsverhuizing

Het eerste aspect van de voorbereiding met betrekking tot je bedrijfsverhuizing is inmiddels achter de rug. Dat betekent echter nog niet dat je direct kan beginnen met verhuizen naar je nieuwe locatie. Er zijn namelijk nog een aantal andere voorbereidingen die getroffen moeten worden. Wat dit betreft kan je rekening houden met de volgende punten:

• Het opmaken van een budget voor je bedrijfsverhuizing;
• Het aanstellen van een projectcoördinator voor de bedrijfsverhuizing;
• Het opmaken van een inventarisatie van alles wat moet worden verhuisd;
• Het opstellen van een lijst met medewerkers voor de bedrijfsverhuizing;

In het bijzonder dit laatste punt is iets waar je extra aandacht aan zal willen besteden voor wat je bedrijfsverhuizing betreft. Veel mensen onderschatten dit, maar worden op de dag van de bedrijfsverhuizing geconfronteerd met een tekort aan personeel waardoor de verhuis heel wat minder eenvoudig en efficiënt verloopt dan men op voorhand had verwacht. Voorkom dit probleem en zorg er voor dat je tijdig een lijst samenstelt met personeel dat je zal helpen.

Het inrichten van de nieuwe bedrijfsruimte

Heb je een nieuwe, geschikte bedrijfsruimte gevonden en zijn alle vereiste voorbereidingen getroffen? In dat geval is het tijd geworden om de nieuwe bedrijfsruimte in te gaan richten. Wat dit betreft zal je rekening willen houden met de hieronder aangegeven aandachtspunten:

• Moeten er nieuwe spullen en / of meubelen worden aangekocht of niet?
• Dient de aanwezige vloerbekleding vervangen te worden?
• Is de aanwezige verlichting voldoende of wil je deze vervangen (door bijvoorbeeld LED-verlichting)?
• Is er raambekleding aanwezig of moet er nieuwe worden voorzien?
• Wil je graag een kluis in het nieuwe bedrijfsgebouw integreren of niet?
• Controleer de aanwezige elektra evenals bekabeling op mogelijke gebreken.
• Het inrichten van de eventuele vergaderruimtes.
• Zijn er schoonmaakspullen aanwezig?
• Is de telefoon en IT in orde (internet is uiteraard van cruciaal belang)?
• Is er een intercom vereist en is deze aanwezig of niet?

De bedrijfsverhuizing zelf

Heb je het nieuwe bedrijfsgebouw ingericht? In dat geval is de tijd natuurlijk aangebroken voor de daadwerkelijke bedrijfsverhuizing. Wanneer je hebt gezorgd voor een goede voorbereiding hoeft deze dag eigenlijk helemaal niet zoveel voeten in de aarde te hebben. Zeker wanneer je rekening houdt met de onderstaande aandachtspunten zal je kunnen vaststellen dat de verhuis  van jouw onderneming van het oude naar het nieuwe pand op zeer efficiënte wijze zal kunnen gebeuren. De punten waar je rekening mee moet houden zijn de volgende:

• Het beëindigen van de oude huurovereenkomst;
• Laat de projectcoördinator zijn werk doen;
• Maak duidelijke afspraken met het verhuisbedrijf;
• Zorg dat er een gedetailleerd draaiboek voor handen is;
• Verhuis de spullen bij voorkeur per afdeling en gestructureerd;
• Controleer of alle opgegeven verhuizers ook daadwerkelijk aanwezig zijn;
• Zorg voor een gepaste maaltijd en drank op de dag van de bedrijfsverhuizing;
• Codeer de verhuisdozen;
• Controleer na afloop van de verhuis of er spullen ontbreken of er schade is opgetreden;
• Maak een evaluatie van het verhuisbedrijf waar je mogelijks een beroep op hebt gedaan;

De juridische aspecten van een bedrijfsverhuizing

Finaal zijn er nog de juridische aspecten die gepaard gaan met een bedrijfsverhuizing. Deze worden dan wel als laatste aangegeven in deze checklist, maar dat betekent absoluut niet dat ze minder belangrijk zijn in vergelijking met de rest van deze checklist, in tegendeel. Zorg er dus altijd voor dat ook alle juridische aspecten van je bedrijfsverhuizing goed zijn geregeld. Zaken waar je op dit vlak absoluut rekening mee dient te houden zijn de volgende:

• Werd de huurovereenkomst correct opgesteld of niet?
• Is er een vestigingsvergunning aanwezig?
• Zorg voor een aanpassing van de gegevens bij de Kamer van Koophandel;
• Doe de vereiste aangifte bij de Belastingdienst;
• Zorg er voor dat de bedrijfsverhuizing bij voorkeur is verzekerd;
• Geef de wijziging van je zakelijke adres door aan klanten, leveranciers, partners, etc.

Zoals deze checklist duidelijk maakt zijn er heel wat verschillende zaken waar je bij een bedrijfsverhuizing rekening mee dient te houden. Door goed de inhoud van deze checklist te bestuderen de verschillende punten nadrukkelijk te volgen zal je er echter zeker van kunnen zijn dat je niets met betrekking tot jouw bedrijfsverhuizing over het hoofd zal zien.